Du papier au digital, quelles transformations?

L’arrivée du digital a profondement modifié nos modes de vie et notre rapport au papier. Les supports de lecture se multiplient, la production de textes explose. Depuis quatre cents ans  la lecture se faisait sur du papier imprimé, aujourd’hui elle se fait sur écran. L’apparition des différents terminaux de lecture, « smartphones », « liseuses » et « tablettes » de tous formats, permet aux grands lecteurs de lire encore plus. La tablette et l’ordinateur ne sont pas les seuls a s’être développés, une multitude de services pour les entreprises a suivie cette tendance et eux aussi, ont relegué le papier au rang des antiquités. Le papier tendrait-il à disparaître?

La e-DocStation pour numériser vos documents papier

Toshiba a développé  e-DocStation, pour numériser les documents papiers originaux et les classer directement. La version numérique est alors directement indexée et classée. Un code-barres sert à tracer le document et les documents papiers une fois digitalisés sont alors disponibles sur tablette et PC, hébergés dans le cloud. On peut retrouvez ces archives numériques par mots-clefs grâce à un moteur de recherche. Une mémoire Cloud suffit à trouver, partager et ranger l’ensemble des documents d’une organisation.

L’horodatage électronique

Fini le tampon et l’encre, certaines compagnies comme Universign permette de la digitalisation des documents d’entreprise (facture, contrat, avenant, …) . L’horodatage, c’est-à-dire l’enregistrement de la date et de l’heure d’un document afin de prouver son existence et son intégrité depuis une date certaine, le permet. Il garantit que son contenu n’a pas été modifié depuis cette date. Ce dernier joue ainsi un rôle clé dans la traçabilité des échanges et peut également être utilisé comme preuve devant les tribunaux en cas de litige.

La signature electronique

La signature électronique s’est imposé comme un outil clé de la transformation digitale des entreprises. Rapide, pratique et écologique, la signature électronique est aujourd’hui devenue essentielle pour les personnes souhaitant faciliter leurs processus administratifs et abandonner le papier.

DocuSign, propose la e-signature, les organisations du monde entier peuvent désormais se passer du crayon et du papier, du moins, lorsqu’elles signent leurs contrats !

Les utilisateurs reduisent ainsi leur consommation de papier, ce qui (ne l’oublions pas) a un impact direct sur l’abatage des forêts , en plus de contribuer à réduire leur empreinte carbone et la consommation d’eau, ainsi que les tonnes de déchets évités.